Fiscaal moet u alle administratie die van belang is voor de bepaling hoeveel belasting u moet betalen, een aantal jaren bewaren. Maar hoe zit dat met de geautomatiseerde boekhouding?

Zoals u weet, bent u als ondernemer verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, voor zover niet anders is bepaald krachtens de belastingwet, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . 
Gegevens met betrekking tot onroerende zaken moet u negen jaar bewaren, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. Dit in verband met de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.  Indien u gebruikmaakt van de One Stop Shop (het éénloketsysteem), dan geldt er een bewaartermijn van tien jaar na afloop van het jaar van levering van de goederen of diensten.

De bewaarplicht vangt aan op het moment dat iets geen actualiteitswaarde meer heeft voor uw administratie.

Een leasecontract met een looptijd van vijf jaar is ingegaan op 1 januari 2024. Gedurende de looptijd heeft het contract actualiteitswaarde. De bewaartermijn gaat pas in na afloop van deze vijf jaar, als het leasecontract zijn actualiteitswaarde is verloren. De bewaartermijn van zeven jaar begint dus pas te lopen vanaf 1 januari 2029. In de (vak)literatuur wordt wel gesteld dat u moet tellen per boekjaar. Daarom is het verstandig om als startdatum van de bewaartermijn uit te gaan van de eerste dag volgend op het boekjaar waarin het contract afloopt. Dit in het geval dat het leasecontract bijv. op 1 juli 2024 in zou gaan. Dan zou (als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar) de bewaartermijn starten op 1 januari 2030.

De voornoemde bewaartermijnen gelden zowel voor uw papieren administratie als voor uw geautomatiseerde administratie. Zo moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsuitvoering, bewaren in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Dit geldt ook voor de administratie die u door derden laat verzorgen, zoals bij een administratiekantoor, of de administratie die u voert via een cloudoplossing (online boekhouden).  Het is dus belangrijk dat u met deze partijen afspraken maakt omtrent beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht. Deze afspraken kunt u dan vastleggen in bijv. een Service-level agreement (SLA).

Alle gegevens (op papier of digitaal) die uw onderneming ontvangt of vastlegt en van fiscaal belang kunnen zijn, maken deel uit van uw administratie.

Basisgegevens zijn voor de Belastingdienst voor langere tijd van belang. De basisgegevens dient u zeven jaar te bewaren. Onder de basisgegevens wordt bijv. verstaan:

• het grootboek;
• de voorraadadministratie;
• de debiteurenadministratie;
• de crediteurenadministratie;
• de inkoopadministratie;
• de verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Er kunnen binnen uw onderneming nog meer basisgegevens zijn. Denk aan een projectadministratie, zoals van een bouwonderneming.

De overige gegevens van uw administratie die van belang (kunnen) zijn voor de belastingheffing, zoals e-mails, (digitale) agenda’s, WhatsAppberichten, sms’jes, Facebookberichten, kladaantekeningen, offertes, urenregistraties, e.d. worden weliswaar niet beschouwd als basisgegevens, maar vallen wel onder de wettelijke bewaarplicht. Hierover kunt u met de inspecteur afspraken maken, hoelang u deze moet bewaren. Houd uw zakelijke e-mail en uw privé- e-mail gescheiden. Doet u dit niet, dan heeft de inspecteur bij een controle ook inzage in uw privé-e-mails.

Stamgegevens zijn gegevens die voor een bepaalde periode vaststaan. Denk hierbij aan prijslijsten of debiteuren- en crediteurengegevens. Zodra deze gegevens wijzigen, moeten de mutaties hierin achteraf te herleiden zijn.

Een debiteur is verhuisd. Omdat u de oude adresgegevens in uw geautomatiseerde administratie moet bewaren, kunt u bijv. een einddatum toevoegen bij de debiteur in kwestie. Vervolgens voegt u de debiteur met het nieuwe adres en nieuwe ingangsdatum opnieuw toe in uw debiteurenadministratie.

Brongegevens zijn gegevens die leiden tot vastlegging in uw administratie. Deze afgeleide gegevens moeten gecontroleerd kunnen worden via de brongegevens. Ook voor deze brongegevens geldt de bewaarplicht.

U krijgt een order binnen. Het orderformulier is hierbij het brongegeven. Op basis van het orderformulier maakt u een verkoopfactuur. Dit resulteert in een boeking in de financiële administratie. De boeking in de financiële administratie is hierbij het afgeleide gegeven. Bij een controle moet het mogelijk zijn vanuit de boeking in de financiële administratie, terug te gaan naar het orderformulier. Ontvangt u facturen per e-mail, dan moet u de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage bewaren.

U dient de authenticiteit (herkomst), de integriteit (betrouwbaarheid) en de leesbaarheid van de gegevens te waarborgen. Hoe u dat doet, mag u zelf bepalen. Daarbij dient u uw administratie zo in te richten, dat een inspecteur bij een controle de gegevens die fiscaal relevant zijn, eenvoudig kan controleren. Zo kunt u de integriteit en de authenticiteit van een ontvangen factuur bijv. aantonen middels de betaling van de factuur die terug te vinden is op uw bankafschrift.

De Belastingdienst spreekt van conversie als u gegevens overbrengt naar een andere gegevensdrager. Dit is bijv. het geval als u facturen die u op papier ontvangen heeft, inscant (art. 52 lid 5 AWR) . U moet dan aan de volgende voorwaarden voldoen:

• u zet alle gegevens over;
• u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
• u zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
• u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
• u zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Scans moeten volledig en goed leesbaar zijn. Zo moet u van een document de informatie op alle bladzijden (voor- en achterkant) en bijlagen van het document scannen. Hierbij is het van belang dat u kunt aantonen dat de factuur alle echtheidskenmerken nog bevat, zoals papiersoort, kleur logo en watermerk). In kleur scannen geniet de voorkeur, maar is niet verplicht zolang er geen fiscale informatie verloren gaat. U kunt dan ook kiezen voor een hoge resolutie bij een zwart-witscan.  Een watermerk kan bij conversie verloren gaan. Bewaar dan de originele factuur.

In dat geval hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. U hoeft hiervoor geen toestemming aan de Belastingdienst te vragen. In beginsel mag u alle documenten converteren, met uitzondering van de balans en staat van baten en lasten, alsmede bepaalde douanedocumenten.  Kassabonnen die zijn ingescand, zijn moeilijk op echtheid te controleren. Als u of uw adviseur hierover geen afspraken heeft gemaakt met de Belastingdienst, moet u de originele kassabonnen bewaren.

Informatiesystemen, zoals grootboekadministraties, hebben vaak de mogelijkheid om samenvattingen te tonen van meerdere transactiegegevens, wat bekendstaat als verdichting. U mag gegevens verdichten, maar u moet er wel voor zorgen dat de achterliggende, gedetailleerde gegevens zeven jaar bewaard blijven.|

Meer weten over MN adviseurs & accountants of hulp nodig? Kijk op mnadviseurs.nl en/of neem gerust contact met ons op onder T: 0031 85 0401120 of E: info@mnadviseurs.nl

^{* Wij streven ernaar om middels de nieuwsberichten op deze website correcte en actuele informatie te verschaffen, maar kunnen niet garanderen dat die informatie na verloop van tijd nog steeds juist, volledig en actueel is. Wij aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van handelen of nalaten op grond van de inhoud van de nieuwsberichten}