In de praktijk komt het vaak voor dat werknemers op kosten van de baas een studie doen. Gaan ze uit elkaar, dan is het vaak de vraag voor wiens rekening deze kosten komen. Kunt u deze kosten terugvorderen van uw werknemer? Hoe dat zo?

Studiekostenbeding
Een werkgever kan een werknemer verplichten om (een deel van) de studiekosten terug te betalen door hierover schriftelijke afspraken te maken, bijvoorbeeld door een zogenaamd ‘studiekostenbeding’ in de arbeidsovereenkomst op te nemen of door een separate overeenkomst te sluiten met betrekking tot deze studiekosten.

Om de studiekosten daadwerkelijk te kunnen terugvorderen, moet er wel aan enkele voorwaarden worden voldaan. In het (schriftelijke) beding moet worden opgenomen
gedurende welke periode de werkgever profijt heeft van de studie. Ook moet worden opgenomen welk bedrag de werknemer moet terugbetalen.  Daarbij moet u een glijdende schaal hanteren, waardoor het terug te betalen bedrag lineair afloopt.

Onlangs bleek opnieuw dat de rechter de voorwaarden voor een rechtsgeldig studiekostenbeding strikt hanteert. Een werkgever vorderde studiekosten terug,
nadat de werknemer in kwestie zijn tijdelijke contract niet had uitgediend. Om deze reden vond de werkgever dat er niet aan de voorwaarden was voldaan en dat de werknemer dus geen recht had op een vergoeding van de studiekosten. De rechter (ECLI:NLGHAMS:2020:1812) stelde de werkgever in het ongelijk. De rechter overwoog dat niet was overeengekomen dat de werknemer de studiekosten moest terugbetalen indien er niet aan alle voorwaarden, zoals het uitdienen van zijn contract, was voldaan. Er rustte dan ook geen verplichting voor de werknemer om de studiekosten terug te betalen aan de werkgever.

Hoe doet u dat beter?
Als u de mogelijkheid wilt hebben om studiekosten op uw werknemer te verhalen, pakt u dat zo aan:

• maak schriftelijke afspraken met uw werknemer over de terugbetaling, bijvoorbeeld in een studiekostenbeding of een studiekostenovereenkomst. Als u mondelinge afspraken schriftelijk vastlegt in een e-mail, vraag dan altijd een schriftelijke bevestiging van uw werknemer. Maak bij voorkeur per studie een separate overeenkomst. Leg vast op wiens initiatief de werknemer de studie gaat volgen;
• maak de schriftelijke afspraken altijd voordat de werknemer aan zijn studie begint;
• leg vast hoelang de terugbetalingsverplichting geldt. Houd daarbij rekening met de zwaarte en de duur van de opleiding. Bij korte opleidingen is een duur van één jaar doorgaans redelijk. Bij opleidingen van enkele jaren kunt u waarschijnlijk aan drie tot vier jaar denken. Benoem ook de ingangsdatum van de terugbetalingsverplichting, bij voorkeur pas na het succesvol afronden van de opleiding;
• leg vast voor welk bedrag de terugbetalingsverplichting geldt;
• laat het terug te betalen bedrag lineair aflopen, bijvoorbeeld bij een terugbetaling gedurende één jaar 1/12 deel per maand;
• neem ook op of uw werknemer (een deel van) de studiekosten moet terugbetalen als hij de opleiding niet (succesvol) afrondt;
• leg vast of de werknemer de studiekosten moet terugbetalen als de arbeidsovereenkomst op uw initiatief wordt beëindigd of niet verlengd;
• maak ook schriftelijke afspraken over de bijkomende kosten, zoals reiskosten en (her-)examen kosten.

Meer weten of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op onder
T: 0031 85 0401120 of E: info@mnadviseurs.nl